7 заповедей этикета электронной почты, которым должен следовать каждый
«Не отвечайте на все вопросы, если каждый человек из этого списка рассылки не должен знать, что вы хотите сказать», - говорит Эйми Симингтон, генеральный директор Finesse Worldwide. Она предлагает просмотреть имена в списке и отвечать только тем, кто действительно нуждается в вашем ответе. Это может означать ответ только отправителю или трем из семи получателей. И если ваш менеджер или коллега хочет что-то скопировать, уважайте ее просьбу.
Вдумчивые ответы могут сэкономить время других. «Будь то по деловым или социальным причинам, люди начнут раздражаться от потока незначительных электронные письма, потому что они должны остановиться, чтобы открыть их », - говорит Дайан Готцман, основатель Школы протоколов в Техасе. Поэтому подумайте дважды, прежде чем ответить всем: «Не могу», в следующий раз, когда вас пригласят на бранч.
Хорошая строка темы помогает получателям расставить приоритеты по электронной почте, говорит Лиззи Пост, один из ведущих подкаста Awesome Etiquette. Что бы вы ни делали, не оставляйте это пустым. Создавая тему, сделайте ее конкретной и лаконичной, и следите за написанием и грамматикой. «Это первое, что замечает человек», - говорит Пост.
СВЯЗАННЫЙ: Организовать свою трудовую жизнь за 5 простых шагов
Поскольку строка темы должна отражать содержание письма, эксперты рекомендуют обновлять строку темы по мере продвижения разговора. Избегайте тем, которые могут преуменьшить срочность письма (подумайте: «быстрый вопрос», чтобы озаглавить основная трудовая проблема) или заставляет кого-то пропустить сообщение, которое, по ее мнению, она уже прочитала, объясняет Gottsman. Она предлагает начать новую тему, если электронное письмо отклонилось от исходного сообщения.
Хотя эксперты не согласны с правильным временем ответа на электронные письма, они сходятся во мнении, что почти каждое электронное письмо заслуживает ответа. Если достаточно простого ответа («Понял, спасибо» или «Похоже на хороший план»), попробуйте ответить, как только прочитаете письмо.
Иногда электронное письмо требует информации, сбор которой может занять несколько дней, но это не значит, что вы можете оставлять людей в покое. «Дайте им знать, что вы получили их электронное письмо и вернитесь, когда сможете», - говорит Симингтон.
И не забудьте использовать автоответчик, если вы путешествуете или из офисадобавляет она, чтобы другие знали, что они не должны ожидать ответа.
«Убедитесь, что вы пересылаете нужным людям по правильным причинам», - говорит Пост. Перед пересылкой оцените чувствительность содержимого, включая любые вложения, а также имена и контактную информацию для всех, кто связан с сообщением. Некоторые люди предпочли бы, чтобы их контактная информация оставалась конфиденциальной. Если тема содержит слишком много подробных пунктов обсуждения, начните новое электронное письмо.
СВЯЗАННЫЙ: Как справиться с 5 чрезвычайно раздражающими ситуациями коллег
Мы все были там. Вирус начинает распространяться, и прежде чем мы узнаем об этом, мы рассылаем дедушке ссылки, которые заставят кого-либо покраснеть. Если вы получаете то, что явно является вирусом, сообщите об этом жертве, которая может не знать, что происходит. «Просто скажите:« Я хотел, чтобы вы знали, что это происходит », - говорит Симингтон. «Это хорошая вещь, чтобы сделать.»
Вы заботитесь о том, чтобы произвести хорошее впечатление лично, так почему бы не придерживаться вашей электронной почты на том же уровне? «Электронная почта является отражением вас и должна быть написана как письмо, а не как текст, при этом следует помнить о краткости», - говорит Симингтон. Проверьте правильность написания, грамматику и пунктуацию. Все заглавные буквы означают, что вы кричите, а все строчные буквы означают, что вы ленивый. Слишком много шрифтов, цветов и смайликов может раздражать, добавляет она.
Будьте дружелюбны, не пытаясь переусердствовать с юмором. «Придерживайтесь осторожности, даже если у вас есть чувство юмора», - говорит Готцман. Тон слишком часто запутан в электронной почте, и вы не хотите показаться непрофессиональным, потому что кто-то не понимает вашу шутку.
Одно дело, если вы обычно едите вместе со значительным другом (а свидание - завтра), но абсолютно не проверяйте электронную почту на званом обеде, говорит Пост. Что касается встреч в офисе, это зависит. Если коллеги приносят телефоны или ноутбуки в конференц-залы для доступа к электронной почте во время собраний, то, вероятно, это нормально. «Имейте в виду, что в корпоративной культуре будут применяться разные политики в отношении электронной почты», - говорит она. «Знайте природу электронной почты на вашей работе, чтобы соответствовать».