Организуйте свою трудовую жизнь за 5 простых шагов

Оцените электронные письма, которые вы получаете каждый день. Получаете информационные бюллетени или обновления, которые не служат вам? Отписаться, говорит консультант по производительности Карсон Тейт, основатель консалтинговой фирмы по производительности Работает просто. Если на обработку электронного письма уходит менее нескольких минут, сделайте это немедленно, даже если это означает удаление или архивирование. Если ответ требует более активного участия, попробуйте изменить строку темы на элемент действия. «Скажем, я получил электронное письмо о пересмотре презентации PowerPoint. Это мой шаг, который я ввожу в строку темы, поэтому мне не нужно перечитывать письмо », - говорит Тейт. Может ли ваш почтовый сервер автоматизировать некоторые вещи, которые вы часто делаете? Превратите общие ответы в подписи или попробуйте автоматическую регистрацию: «Вы можете написать правило в Outlook, чтобы автоматически перемещать сообщения из прямых отчетов в их файловую папку, - говорит Тейт, - что отлично подходит для поиска вещей потом."

Поместите все, что вы делаете в цифровом календаре - включая встречи, да, но также блокируйте время для обеда. «Календарь - это визуальное проявление вашего времени, и вы должны использовать его как план своего дня, а не как место, где другие могут планировать свой день для вас», - говорит Джон Зерацкий, соавтор Сделать время: как сосредоточиться на том, что важно каждый день ($19; amazon.com). Расмуссену нравится Acuity Scheduling, платформа, которая позволяет вам перепроверить вашу доступность с клиентами и коллегами. Организованный календарь может показать, насколько хорошо (или плохо) вы управляете своим временем, отмечает Зерацкий. «Когда недели чувствуют себя действительно сумасшедшими, я оглядываюсь назад. Немного размышлений помогает мне лучше планировать будущее ».

Расмуссен говорит, что постарайтесь уменьшить количество свободных бумаг на вашем столе. (Чтобы еще больше загромождать, отсканируйте документы, которые вы хотите сохранить, и создайте Гугл драйв папка для файлов, так что вы можете получить к ним доступ в любом месте.) Сортировать документы по категориям в зависимости от того, Вы должны прочитать их, подать их, отправить себя по поручению, позвонить кому-нибудь или выйти в Интернет, чтобы следить вверх. Чувствуете себя перегруженным всей бумагой? Выберите только одну область вашего рабочего пространства - она ​​может быть как один ящик, так и весь рабочий стол - и вычистите все, что вам не нужно. Повторите на других областях, пока вы не охватите весь свой офис.

Занимайте организационную структуру, которая есть у смартфонов. Подобные приложения (например, приложения для здоровья или приложения для покупок) могут быть сгруппированы в папки. Тейт предлагает использовать это в качестве руководящего принципа для организации ваших компьютерных файлов. Добавление дат в имена папок также может быть полезным; сейчас хорошее время, чтобы проверить рекомендации по хранению цифровых записей в вашей компании и выяснить, сколько времени вам нужно хранить документы и что вы можете удалить. Для документов, которые вы храните, «подумайте, как и когда вы их получите», - говорит Тейт. Файлы, которые вы часто используете, должны быть легко доступны. «Чтобы назвать файлы для своей поисковой системы, посмотрите на документ и спросите себя:« Что первое? Я думаю о том, когда я смотрю на этот документ? «Что первым приходит на ум, так это имя вашего файла», - говорит она. говорит.

Лорен МакГудвин, основатель и генеральный директор Карьера графиня, сайт о карьере для женщин, предлагает записывать задачи на следующий день, прежде чем выходить из офиса каждую ночь. «Я стараюсь поставить свои задачи на приоритетные уровни. Я делю их на «высокий приоритет», «легкие победы» и «могу ждать следующего дня», - говорит она. Это помогает ей включать личные задачи, такие как упражнения, потому что она может видеть, когда у нее будет время. Сделать ваш список цифровым или аналоговым - решать только вам. Некоторые исследования показывают, что написание задачи может повысить вероятность ее достижения. Тейт говорит, что она предпочитает цифровые списки, потому что это может быть трудно концептуализировать будущие проекты, если у вас нет физического места для них в вашем планировщике бумаги; Вы можете легко отслеживать будущие месяцы и годы в цифровом формате.